Organizar o galpão, identificar as ferramentas, retirar materiais sem uso e realizar uma boa limpeza são passos importantes para colocar o 5S em prática. Mas existe um desafio que vem logo depois: como manter essa organização ao longo do tempo?

Na propriedade rural, a rotina é dinâmica. Máquinas entram e saem da oficina, produtos são utilizados, novos materiais chegam ao almoxarifado, documentos são gerados, trabalhadores executam diferentes atividades e, durante os períodos mais intensos da safra, é natural que as prioridades mudem.

Por isso, o verdadeiro resultado do 5S aparece quando a organização deixa de ser uma ação pontual e passa a fazer parte da gestão diária da fazenda.

Organização precisa ter responsável

Um dos primeiros passos para manter o 5S funcionando é definir responsabilidades.

Não basta organizar um espaço e esperar que ele permaneça daquela maneira. É importante estabelecer quem acompanha cada área e quem verifica se os padrões definidos estão sendo mantidos.

Na oficina, por exemplo, pode haver um responsável por conferir periodicamente a organização das ferramentas, as condições dos equipamentos e a existência de materiais que precisam ser descartados.

No depósito de defensivos agrícolas, o acompanhamento pode envolver a disposição adequada dos produtos, identificação, controle de estoque, condições das embalagens e organização dos registros relacionados às movimentações.

Já na parte administrativa, o mesmo princípio pode ser aplicado aos documentos físicos e digitais da propriedade.

Quando as responsabilidades estão bem definidas, a organização deixa de depender apenas da iniciativa individual e passa a fazer parte do processo de gestão.

Crie padrões simples e fáceis de entender

Outro ponto importante é tornar visível aquilo que se espera de cada ambiente.

Imagine uma oficina em que cada trabalhador guarda uma ferramenta em um lugar diferente. Mesmo que todos tenham boa intenção, dificilmente o espaço permanecerá organizado.

Agora imagine essa mesma oficina com painéis identificados, locais definidos para cada ferramenta e sinalizações simples. Nesse cenário, fica muito mais fácil perceber quando alguma coisa está fora do lugar.

Essa lógica pode ser aplicada em diversos pontos da propriedade:

• identificação de ferramentas e equipamentos;
• definição dos locais de armazenamento;
• sinalização de áreas;
• separação dos resíduos;
• organização dos produtos;
• identificação de documentos e pastas;
• definição de rotinas de limpeza e inspeção.

O objetivo não é criar burocracia, mas facilitar o trabalho de quem utiliza aquele espaço diariamente.

Use checklists a favor da propriedade

Uma ferramenta simples para manter o 5S ativo é o checklist.

Ele pode ser adaptado à realidade de cada propriedade e utilizado em inspeções periódicas de oficinas, galpões, depósitos, áreas de abastecimento, escritórios e demais estruturas.

Algumas perguntas podem ser bastante simples:

Há materiais sem utilização ocupando espaço?

As ferramentas estão guardadas nos locais definidos?

O ambiente está limpo e sem resíduos espalhados?

As identificações e sinalizações continuam legíveis?

Os equipamentos estão em boas condições?

Os documentos e registros estão atualizados e disponíveis?

Ao repetir essas verificações periodicamente, pequenas falhas podem ser identificadas antes que se transformem em problemas maiores.

Organização também vale para documentos

Quando falamos em 5S, é comum pensarmos primeiro na organização física da propriedade. Entretanto, o mesmo cuidado deve existir com os documentos e informações.

Contratos, treinamentos, registros de aplicações agrícolas, recomendações técnicas, documentos trabalhistas, comprovantes de destinação de resíduos, análises, licenças e demais registros fazem parte da gestão da fazenda.

Criar uma lógica para armazenamento desses documentos, seja em arquivos físicos ou digitais, facilita a consulta e reduz o tempo gasto procurando informações.

Uma dica simples é definir pastas por assunto e estabelecer um padrão para os nomes dos arquivos digitais. Também é importante determinar quem será responsável pela atualização das informações.

Além de facilitar a gestão, essa organização se torna especialmente importante quando a propriedade participa de programas de sustentabilidade ou processos de certificação, nos quais é necessário demonstrar por meio de registros que determinadas práticas estão sendo realizadas.

Não espere a auditoria para organizar

Outro erro comum é concentrar os esforços de organização apenas antes de uma visita, inspeção ou auditoria.

Quando isso acontece, o 5S acaba sendo entendido como uma atividade extraordinária, quando deveria fazer parte da rotina.

Uma propriedade bem-organizada diariamente tende a ter maior facilidade para localizar documentos, identificar problemas, acompanhar seus controles e realizar adequações quando necessário.

Além disso, manter os ambientes organizados permite que os próprios trabalhadores percebam com mais facilidade situações fora do padrão, como um vazamento, um equipamento danificado, um produto armazenado de forma inadequada ou um material deixado em local incorreto.

Reúna a equipe e acompanhe os resultados

O 5S não deve ser responsabilidade de apenas uma pessoa.

Periodicamente, vale reunir a equipe para conversar sobre os resultados, dificuldades encontradas e possíveis melhorias.

Perguntas simples podem ajudar:

O que está dificultando manter esse espaço organizado?

Existe alguma ferramenta ou material que poderia ficar em um local melhor?

Há alguma rotina que pode ser simplificada?

Existe algum desperdício que estamos observando com frequência?

Quem executa as atividades diariamente pode enxergar oportunidades que nem sempre são percebidas pela gestão.

Por isso, ouvir os trabalhadores também faz parte do processo de melhoria.

Pequenas verificações evitam grandes reorganizações

Produtor, implementar o 5S não significa realizar uma grande organização uma vez por ano.

O resultado está justamente no contrário: fazer pequenas verificações e correções ao longo do tempo para evitar que seja necessário começar tudo novamente.

Uma ferramenta fora do lugar, um documento que não foi arquivado ou um material que começou a se acumular parecem situações pequenas. Mas, quando se repetem durante meses, podem resultar novamente em ambientes desorganizados e processos difíceis de controlar.

Por isso, depois de colocar o 5S em prática, vem talvez a etapa mais importante: transformá-lo em hábito.

Definir responsáveis, estabelecer padrões simples, utilizar checklists, manter registros organizados e envolver os trabalhadores são atitudes que ajudam a incorporar essa metodologia à rotina da propriedade.

No fim das contas, o objetivo não é ter uma fazenda organizada apenas para uma fotografia ou para o dia de uma auditoria. É construir um ambiente em que organização, segurança, eficiência e melhoria contínua façam parte da forma de trabalhar todos os dias.